Teil I – Zahlenmäßiger Nachweis (Webformular im Antragsportal)

Die Erstellung des zahlenmäßigen Nachweises erfolgt im Antragsportal. Machen Sie bitte in den dafür vorgesehenen Feldern die entsprechenden Angaben. Die Abschnitte müssen jeweils vollständig aus­gefüllt sein, um im Online-Formular fortfahren zu können. Daher ist es ratsam, diesen Teil gut vorzuberei­ten und alle notwendigen Dokumente bereitzuhalten. Sie können jederzeit einen Entwurf speichern und später mit der Bearbeitung fortfahren. Wenn alle notwendigen Felder ausgefüllt sind und alle erforderlichen Anlagen hochgeladen wurden, können Sie sich einen Entwurf ausdrucken um diesen noch einmal zu überprüfen.

Das Textformular für den Sachbericht (Teil II) steht im Antragsportal als Link über dem Feld „Titel des Projekts“ als Download im Word-Format bereit.

Titel des Projektes

Der Titel ist aus dem Antrag übernommen und nicht veränderbar. Überprüfen Sie die Angaben und klicken Sie auf „weiter“ oder treten Sie bei Unstimmigkeiten oder Fragen mit bengo in Verbindung.

Projektlaufzeit

Die Laufzeit Ihres Projekts ist aus dem Weiterleitungsvertrag oder gegebenenfalls aus dem letzten Änderungs­vertrag übernommen und im Rahmen des Verwendungsnachweises nicht veränderbar.

Datum des letzten Ausgabenbelegs

Beachten Sie, dass Ausgaben außerhalb des vertraglich vereinbarten Zeitraums grundsätzlich nicht zuwendungs­fähig sind. Es gibt nur wenige, klar definierte Ausnahmen, die außerhalb der Projektlaufzeit getätigt werden dürfen. Dazu gehört beispielsweise die Zahlung für eine unabhängige Buchprüfung des Gesamtprojekts nach Projektende, sofern diese beantragt war. Sollten Sie nach dem vertraglich vereinbarten Projekt­ende solche Ausgaben getätigt haben, tragen Sie hier das Datum des letzten Ausgabenbelegs in das dafür vorgesehene Feld ein. Wenn Sie hier ein Datum nach Projektende eingetragen haben, müssen Sie eine Erläuterung für den Grund der Ausgaben nach Projektende in das dafür vorgesehene Feld eingeben, um mit den weiteren Eingaben fortfahren zu können.

Sollten Sie mehrere Ausgaben nach Projektende haben, führen Sie die Belegnummern und eine dazugehörige Erläuterung auf.

Die verschiedenen, projektspezifischen Budgetlinien zu den Einzelansätzen (Investitionen, Betriebsausgaben, Personalausgaben, Projektbetreuungsreisen, gegebenenfalls Evaluierung/Machbarkeits­studie) sind hier aus dem letztgültigen Finanzierungsplan übernommen. Die vor-ausgefüllten Soll-Ausgaben sind nicht veränderbar. Tragen Sie bitte die tatsächlich getätigten Ausgaben für jede Budgetlinie ein, inklusive Angabe von Cent-Beträgen. Sollte es entgegen der Planung in einer Position keine Ausgaben gegeben haben, tragen Sie bitte „0,00“ ein, um fortfahren zu können.

Es ist grundsätzlich möglich, neue Budgetlinien einzufügen. Beachten Sie aber, dass die Einführung neuer Ausgabenpositionen vorher genehmigt werden muss. Ohne Zustimmung von Engagement Global sind diese Ausgaben nicht zuwendungsfähig.

Die Summen der Einzelansätze und die Projektausgaben werden auf Grundlage der von Ihnen ange­gebenen Ausgabenbeträge bei den projektspezifischen Budgetlinien automatisch berechnet.  Auch die Abweichung der tatsächlichen Ausgaben von den geplanten Ausgaben wird automatisch berechnet.

Geben Sie den verwendeten Betrag an Verwaltungskosten an. Beachten Sie dabei bitte, dass höchstens der Ihnen vertraglich vereinbarte prozentuale Anteil von den tatsächlich entstandenen Projektaus­gaben abgerechnet werden kann. Das heißt, wenn es weniger Projektausgaben gab als geplant, müssen Sie den Betrag anhand des vertraglich vereinbarten prozentualen Anteils neu berechnen. Wenn die Projektausgaben höher ausfielen, dürfen Sie allerdings nur den vertraglich vereinbarten Betrag abrechnen.

Die Gesamtausgaben werden auf der Grundlage Ihrer Angaben automatisch berechnet. Bitte über­prüfen den Betrag mit dem von Ihnen selbst errechneten, bevor Sie fortfahren.

Analog zur Abrechnung der Ausgaben sind auch hier die Beträge aus dem letztgültigen Finanzie­rungsplan übernommen. Tragen Sie hier bitte den Gesamtzuschuss ein, den Sie tatsächlich von Engagement Global erhalten haben und die Beträge, die Ihre Organisation, der Projektträger beziehungsweise andere Mittelgeber tatsächlich dem Projekt zur Verfügung gestellt haben, inklusive Cent-Beträge. Beachten Sie dabei Folgendes:

• Zusätzliche Deckungsmittel sind Mittel, die in das Projekt einfließen, die bei der Planung nicht vorgesehen waren. Typischerweise können das Zinsen sein, die zum Beispiel auf dem Projektkonto des Projektträgers anfallen. Es können auch spontane Spenden von Personen oder Unternehmen während der Projektlaufzeit sein, die speziell für das Projekt vorgesehen sind und für die die zweckmäßige Verwendung nachgewiesen werden muss (zweckgebundene Spenden).
• Zusätzliche Deckungsmittel sind zuwendungsmindernd. Daher empfehlen wir Ihnen im Zweifelsfall mit uns in Verbindung zu treten, um zu klären, wie Ihre Einnahmen anzugeben sind. Ungebundene Spendeneinnahmen sind keine zusätzlichen Deckungsmittel. Diese können Sie entsprechend der Intention Ihrer Organisation zum Beispiel für Mehrkosten im Projekt oder für andere Zwecke problemlos einsetzen.
• Die Gesamteinnahmen müssen alle Ausgaben decken – sie müssen also mindestens gleich der Gesamtausgaben oder höher sein.
• Geben Sie alle Mittel an, die Sie von Engagement Global bis Ende der Projektlaufzeit erhalten haben, auch wenn ein Teil bereits zurücküberwiesen wurde. Sollte dies der Fall sein, berichten Sie darüber unter „Sonstige Bemerkungen“ in Teil II des Verwendungsnachweises (Textformular).

2.1.  Ermittlung des Bestands an Zuwendungsmitteln

Das Antragsportal berechnet den Bestand an Zuwendungsmitteln auf Grundlage Ihrer Angaben und gibt Ihnen Hinweise, wie mit diesem zu verfahren ist. Selbstverständlich ist diese Angabe des Betrags vorbehaltlich der Prüfung des Verwendungsnachweises.

Wenn ein Bestand an Zuwendungsmitteln von mehr als 500 Euro angezeigt wird, müssen Sie diesen unverzüglich an Engagement Global zurückzahlen, inklusive Zinsen für den Rest­betrag, gerechnet von dem Tag des Eingangs der betreffenden Rate (in den meisten Fällen der letzte Mitteleingang) auf dem deutschen Konto bis zum Tag der Rücküberweisung an Engagement Global. Sollte die Rücküberweisung noch innerhalb der Verausgabungsfrist erfolgen, ist natürlich keine Zinsberechnung notwendig.

Wenn ein Bestand an Zuwendungsmitteln von bis zu 500 Euro berechnet wird, können Sie beantragen, diesen für weitere gemeinnützige Maßnahmen verwenden zu dürfen. Sie können den Betrag beispielsweise nutzen, um noch Maßnahmen zur Konsolidierung der Projektergebnisse im Sinne der Nachhaltigkeit durchzuführen. Geben Sie Ihren Antrag in das dafür vorgesehene Feld „Antrag auf Verzicht der Rückerstattung des Bestandes an Zuwendungsmitteln“ ein. Wenn Sie auf einen Antrag verzichten, müssen Sie den Restbetrag inklusive angefallener Zinsen an Engagement Global zurück­zahlen.

Sollten die Punkte 2.1 und 2.2 der Besonderen Nebenbestimmungen (BNBest-P/Private Träger) zutreffen, zeigt Ihnen das Antragsportal an, dass keine weitere Aktion Ihrerseits notwendig ist.

Bestätigen Sie hier bitte, falls zutreffend, dass alle bei Engagement Global angeforderten Raten frist­gerecht ausgegeben worden sind.

Die Verausgabungsfrist in Deutschland für Ausgaben innerhalb des Single Euro Payments Area (SEPA)- Raums (deutsch Einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum) beträgt 6 Wochen, das heißt alle von dem deutschen Konto aus getätigten Ausgaben, ebenso wie die Transfers an den Projektträger im Projektland sollten innerhalb von 6 Wochen nach Eingang der Zuwendung auf dem deutschen Konto erfolgt sein.

Für das nicht zum SEPA-Raum gehörende Ausland gilt eine Verausgabungsfrist von 4 Monaten. Alle Ausgaben müssen also 4 Monate nach Eingang der Zuwendung auf dem deutschen Konto erfolgt sein.

Beachten Sie dabei, dass es sich hier um eine Anteilfinanzierung handelt, jede Ausgabe also einen Teil Eigenmittel und einen Teil Zuwendungsmittel enthält. Somit sind die Zuwendungsmittel erst dann vollständig ausgegeben, wenn auch die anteiligen Eigenmittel ausgegeben worden sind. Bei Anforderung der Zuwendungsmittel ist also auch jeweils der vertraglich vereinbarte Eigenmittelanteil dem Projekt zur Verfügung zu stellen.

Wurde der Eigenanteil nicht in der erforderlichen Höhe eingebracht, sind für den Zeitraum vom Eingang der Zuwendungsmittel bis zum Tag des Ausgleichs mit Eigenmitteln Sollzinsen zu berechnen.

Wurden die Zuwendungsmittel nicht fristgerecht verausgabt beziehungsweise nicht fristgerecht an den lokalen Partner weitergeleitet, begründen Sie dies bitte in dem dafür vorgesehenen Textfeld. Berechnen Sie dann die angefallenen Zinsen auf den nicht fristgerecht ausgegebenen Betrag ab Eingang auf dem deutschen Konto bis zur endgültigen Verausgabung. Sie können den im Antragsportal verlinkten Zinsrechner dabei zur Hilfe nehmen.

Ist die Verzögerung der Verausgabung auf externe, projektbezogene Gründe zurückzuführen, die weder der private deutsche Träger noch der Projektträger beeinflussen konnten, haben Sie Gelegenheit, diese darzulegen.

Nach vollständiger Verausgabung einer Rate können Sie formlos beantragen, dass Engagement Global von der Zinserhebung absehen möge. Bitte teilen Sie uns die Höhe des nicht fristgerecht verausgabten Betrages und das Datum der endgültigen Verausgabung mit.

Geben Sie anschließend an, ob eine externe Evaluierung durchgeführt wurde und abgerechnet wird. Wenn Sie hier „Ja“ wählen, müssen Sie den Evaluierungsbericht hochladen.

Wenn die Abrechnung des Projektes mit Hilfe eines einem unabhängigen Buchprüfberichts (Testat, Audit, Chartered Accountant) erfolgte und Teil des finanziellen Nachweises ist, muss auch der Buchprüferbericht/die Buchprüfer­berichte (Testate) mit dem Verwendungsnachweis vorgelegt werden. Diese laden Sie dann als Anlage im Antragsportal hoch. Das Originaldokument muss nur vorgehalten werden. Zusätzlich ist ein aktueller Nachweis über die Qualifikation der Person, die mit der Prüfung beauftragt war, digital beizu­legen.

Die Bestätigung bezüglich der Mittelverwendung ist verpflichtend abzugeben. Bitte lesen Sie sie vorher gründlich durch.

Unterschriften

Beachten Sie bitte, dass die hier von Ihnen angegebene Person (beziehungsweise Personen) zeichnungsberechtigt ist und somit auch diejenige Person sein muss, die die rechtsverbindliche Unterschrift auf dem aus­gedruckten Verwendungsnachweis leistet. Die Übereinstimmung mit Ihren Angaben wird vom Zentralen Programmservice von Engagement Global bei postalischem Eingang des unterschriebenen Nachweises überprüft.

Sollten sich personelle Veränderungen ergeben haben, die die Zeichnungsberechtigungen beeinflussen, melden Sie sich beim Zentralen Programmservice von Engagement Global, um die Stammdaten ändern zu lassen.

traegerpruefung@engagement-global.de

Anlagen

Mit dem Verwendungsnachweis müssen verschiedene Projektdokumente als Anlagen mit vorgelegt werden.

Vollständig erstellter Sachbericht (postalisch): Verwendungsnachweis Teil II

Beleglisten (digital): Ausgaben sortiert nach Positionen des Finanzierungsplans und innerhalb dieser chronologisch nach Datum der Ausgabe. Die Belegliste sollte mindestens folgende Informatio­nen enthalten: Belegnummer, Datum der Zahlung, Zahlungsempfänger, Zahlungszweck und Betrag. Die Ausgabenbeträge sollen in der Währung angegeben werden, in der die Ausgaben erfolgt sind; in einer weiteren Spalte können die auf der Grundlage des ermittelten Wechsel­kurses entsprechenden Euro-Beträge eingefügt werden. Die Beleglisten sind auf Deutsch oder Englisch vorzulegen. Bei anderen Sprachen muss der Zahlungsgrund jeweils stichwortartig, für Dritte nachvollziehbar, übersetzt sein.

Buchprüfbericht/Testat: Falls eine unabhängige Buchprüfung beauftragt wurde: Ist das Original vorzuhalten, inklusive aktuellem Nachweis zur Qualifikation des Buchprüfenden.

Angabe des Wechselkurses: Der Wechselkurs ist mit mindestens 4 Nachkommastellen anzugeben und zu verwenden (außer bei an Euro gebundenem fixen Wechselkurs, zum Beispiel FCFA und KM). Es muss der durch die Transaktionen reell erzielte Kurs verwendet werden.

Dies kann ein einziger gemittelter Durchschnittskurs für das gesamte Projekt, ein Durchschnittskurs pro Haushaltsjahr oder ein Kurs pro Überweisung sein. Dies kann in der Belegliste geschehen oder in einer separaten Wechselkursberechnung. Mit dem (den) in der Anlage definierten Wechselkurs(en) muss eine eindeutige Entsprechung zwischen Beleglisten beziehungsweise Testat und den Angaben im zahlenmäßigen Nachweis hergestellt werden können.

Sollzinsberechnung: Falls Verausgabungsfristen während der Projektlaufzeit überschritten wurden so ist eine Sollzinsberechnung einzureichen. Falls ein Restbestand an Zuwendungsmitteln zurückzuzahlen ist: Beilegen der Sollzinsberechnung beziehungsweise gegebenenfalls eines Hinweises, dass der Restbestand an Zuwendungs­mitteln innerhalb der Verausgabungsfrist zurückgezahlt wurde.

Evaluierung: Jede abgerechnete Evaluierung/Studie muss digital über das Antragsportal eingereicht werden; auf Deutsch oder Englisch oder einer Executive Summary auf Deutsch oder Englisch. Bei Evaluierungen auf Französisch, Spanisch und Portugiesisch muss eine Übersetzung der Kernaussagen vorliegen, in allen anderen Sprachen eine vollständige Übersetzung.

Sonstiges: Optional können Fotos, Broschüren und Flyer zu dem Projekt digital eingereicht werden. Bitte laden Sie diese gebündelt als eine Datei hoch. Gegebenenfalls sind auf Anforderung von Engagement Global weitere abrechnungsrelevante Projektunterlagen vorzulegen, wie zum Beispiel Projektvereinbarung zwischen privatem deutschen Träger und Projektträger, Mietverträge, Personal- und Honorarverträge, Zeitaufschriebe, Ausschreibungen, Vergabevermerke, Berichte über durchgeführte Workshops, Fahrtenbuch, Teilnehmendenlisten, Inventarliste und andere.