Die Projektdurchführung

Alle Mittelanforderungen für Projekte mit einem Weiterleitungsvertrag erfolgen über das Antragsportal. Eine Mittelanforderung kann gestellt werden, wenn der unterschriebene Weiterleitungsvertrag bei Engagement Global eingegangen ist und die Projektvereinbarung mit der lokalen Partnerorganisation geschlossen wurde.

Sobald der von Ihnen unterschriebene Weiterleitungsvertrag dem Zentralen Programmservice vorliegt, schaltet dieser die Funktion zur Mittelanforderung für das Projekt im Antragsportal frei und Sie können die entsprechenden Mittelanforderungen stellen. Jede Mittelanforderung muss unterschrieben per Post sowie auch elektronisch an Engagement Global/ Zentraler Programmservice gesendet werden. Nach Verbrauch der ausgezahlten Mittel können weitere Mittel angefordert werden.

Tipps und Hinweise zu Ihren Mittelanforderungen

• Mittelanforderungen können bis zur bereitgestellten Fördersumme des jeweiligen Jahres gestellt werden. Bedenken Sie dabei die geltenden Richtlinien zur Verausgabung der Mittel (8.5 Richtlinien für die Förderung entwicklungswichtiger Vorhaben privater deutscher Träger, Seite 10)
  Zur Richtlinie, Abschnitt 8.5

• Sie können vorausplanen und einen bestimmten Zeitpunkt für die Auszahlung der Mittel auf der Mittelanforderung angeben. Ihre Mittelanforderungen für das jeweilige Jahr müssen Engagement Global bis spätestens zum 5. Dezember vorliegen.
• Vom postalischen Eingang Ihrer Mittelanforderung bis zur Auszahlung sind mindestens 14 Tage einzuplanen.

Bei mehrjährigen Projekten müssen Zwischennachweise gefertigt werden. Der Zwischennachweis besteht aus einem Bericht über den Verlauf des Projektes im abgelaufenen Haushaltsjahr und einem zusammengefassten zahlenmäßigen Nachweis über die Ausgaben und Einnahmen in diesem Zeitraum.

Bezüglich der Einreichung von Zwischennachweisen bestehen folgende Ausnahmen beziehungsweise Erleichterungen:

1. Wenn die Laufzeit des Projekts bis zum 30. April eines Jahres endet und in diesem Jahr noch Zuwendungsmittel vorgesehen sind, kann der Zwischennachweis des vorhergehenden Haushaltsjahres auf entsprechenden Antrag auf den zahlenmäßigen Nachweis beschränkt werden. Angaben, die Sie sonst in den Sachbericht aufgenommen hätten, können Sie dann in den Verwendungsnachweis nach Ende des Projektes integrieren.
2. Wenn die Laufzeit des Projekts bis zum 30. April eines Jahres endet und in diesem Jahr keine Zuwendungsmittel vorgesehen sind, muss kein Zwischennachweis für das vorhergehende Haushaltsjahr vorgelegt werden.
3. Wenn ein Projekt in den letzten 3 Monaten eines Kalenderjahres begonnen, Zuwendungsmittel angefordert und/ oder Ausgaben getätigt wurden, muss zwar ein zahlenmäßiger Nachweis, aber noch kein Sachbericht vorgelegt werden.
4. Wenn ein Projekt in den letzten 3 Monaten des vergangenen Jahres bewilligt und Zuwendungsmittel dafür angefordert und als Bestand in das nächste Haushaltsjahr übertragen wurden, also noch keine Ausgaben getätigt wurden, braucht noch kein Zwischennachweis erstellt zu werden.
5. Für das letzte Kalenderjahr der Laufzeit muss kein Zwischennachweis mehr erstellt werden. Die Einnahmen und Ausgaben des letzten Jahres fließen ein in den (Gesamt)-Verwendungsnachweis.

Sollte einer der Fälle für Ihr Projekt zutreffen, informieren Sie bitte die Abteilung Nachweise, Wirkungen, damit Sie nicht irrtümlich gemahnt werden.

Wir beraten Sie gerne bei Fragen zu Ihren Zwischennachweisen.

Der Zwischennachweis muss bis zum 30. April bei Engagement Global eingereicht werden. Bei Rückfragen zum Nachweis setzen wir uns mit Ihnen in Verbindung.

Wenn Zuwendungsmittel länger als 6 Wochen im SEPA-Raum verbleiben und/oder 4 Monate im Projektland nicht ausgegeben werden konnten, sind Zinszahlungen auf den Zuwendungsanteil fällig. Berechnen Sie dann die angefallenen Zinsen auf den nicht fristgerecht ausgegebenen Betrag ab Eingang auf dem deutschen Konto bis zur endgültigen Verausgabung. Sie können den verlinkten Zinsrechner dabei zur Hilfe nehmen.

Wurde der Eigenanteil nicht in der erforderlichen Höhe eingebracht, sind für den Zeitraum vom Eingang der Zuwendungsmittel bis zum Tag des Ausgleichs mit Eigenmitteln ebenfallls Sollzinsen zu berechnen.

Weiterführende Informationen finden Sie in den dazugehörigen Abschnitten des Leitfaden zum Verwendungsnachweis.

Unabhängige Buchprüfung (Testat) durch einen Chartered Accountant

Die Richtlinien des BMZ-Fördertitels Private Träger sehen die Möglichkeit vor, für geförderte Projekte und Programme eine externe, unabhängige Buchprüfung zur Nachweisung der Verwendung im Projektland einzusetzen. Die Ausgaben dafür können über das Projekt abgerechnet werden, wenn dies beantragt wurde.

Sie können entscheiden, ob Sie das Testat eines Chartered Accountant vorlegen möchten anstatt die Originalbelege vorzuhalten. Chartered Accountants sind externe, unabhängige Buchprüfer, die über eine entsprechende anerkannte Qualifikation verfügen. Der Nachweis dieser Qualifikation ist mit dem Testat als Teil des Verwendungsnachweises einzureichen.

Den Buchprüfer wählen Sie im Projektland gemeinsam mit Ihrer Partnerorganisation aus. Die Qualifikation des Buchprüfers muss von der einer anerkannten Einrichtung (zum Beispiel Handelskammer oder der zuständigen deutschen Botschaft) nachgewiesen werden. Die Ausgaben für den Chartered Accountant können im Finanzierungsplan mit veranschlagt werden.

Die oder der Chartered Accountant muss neben der Projektabrechnung zusätzlich prüfen, ob alle Bedingungen und Vorgaben des Bundesministeriums für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ) eingehalten wurden. Dazu benötigt sie oder er alle erforderlichen Dokumente (Antrag, Finanzierungsplan, Projektvereinbarung, eventuell im Projektverlauf mit bengo abgestimmte Änderungen).

Das Testat wird in der Währung, in der die Ausgaben entstanden sind, erstellt. Es kann auf Deutsch oder Englisch vorgelegt werden. Testate in Spanisch, Französisch oder Portugiesisch müssen in ihren Kernaussagen übersetzt werden, Testate in anderen Sprachen müssen vollständig übersetzt werden.

Zur Betreuung eines Projektes können notwendige Reisen mitfinanziert werden. Die Projektbetreuungsreisen müssen im Finanzierungsplan des Projektantrages aufgeführt und bewilligt sein. Die für den betreffenden Zeitraum gültigen Höchstsätze der Auslandstagegelder und Auslandsübernachtungsgelder können Sie bei bengo erfragen.

Die Abrechnung der getätigten Ausgaben erfolgt nach der Auslandsreisekostenverordnung (ARV) des Bundesreisekostengesetzes (BRKG). Die Abrechnung der/des Reisenden erfolgt ohne Formvorschrift gegenüber dem privaten Träger.

Projektbetreuungsreisen werden nur in mehrjährigen Projekten bewilligt, es ist maximal eine Reise pro 12 Monate möglich. Betreuungsreisen bei einjährigen Projekten werden nur in besonders begründeten Ausnahmefällen gefördert.

Es können die Ausgaben für Flugreisen und öffentliche Verkehrsmittel (ausschließlich 2. Klasse beziehungsweise Economy class für eine Person geltend gemacht werden. Eine Abrechnung von Porti, Taxi und weiteren Ausgaben ist nicht möglich! Entsprechende notwendige Ausgaben der Reise im Projektland können aber über die Position " Betriebsausgaben" des Finanzierungsplans budgetiert werden.

Tagegelder werden pauschal (Sätze der AVR) für maximal 14 Tage für eine Person abgerechnet. Übernachtungsgelder können für längstens 14 Tage für eine Person abgerechnet werden.

Auch in gut geplanten Projekten kann es im Verlauf der Durchführung zu Abweichungen vom Plan und vom vertraglich vereinbarten Projektantrag kommen. Dadurch notwendige Änderungen sind mitteilungspflichtig und erfordern in verschiedenen Fällen die Zustimmung über einen formalen Änderungsantrag über das Antragsportal. Die entsprechenden Regelungen sind im § 5.4 des Weiterleitungsvertrags nachzulesen.

Ein Änderungsantrag ist zu stellen, wenn

• die Projektkonzeption angepasst werden muss (zum Beispiel weil sich die Voraussetzungen ändern, die Prioritäten anders gesetzt werden müssen, unvorhersehbare Anpassungen notwendig sind)
• sich die Maßnahmen ändern (beispielsweise, wenn mehr oder weniger geschult oder gebaut werden soll, als ursprünglich geplant)
• Einzelansätze (Investitionen, Betriebsausgaben, Personal) des Finanzierungsplans um mehr als 30 Prozent überschritten werden (beispielsweise sehr hohe Teuerung einzelner Maßnahmen)
• die vertraglich vereinbarte Laufzeit für die Durchführung nicht ausreicht und verlängert werden muss
• sich die Finanzierung verändert, Sie mehr oder weniger Mittel benötigen oder die Mittel anders auf die Jahre verteilt werden sollen als im Weiterleitungsvertrag vorgegeben.

Evaluierungen im Sinne der zugrundeliegenden Förderbedingungen sind Zwischenauswertungen oder Endauswertungen eines oder gegebenenfalls mehrerer Projekte und deren Wirkungen, die nach bestimmten Vorgaben, den sogenannten „Terms of Reference“ (TOR), von externen Gutachtern durchgeführt werden. Diese ersetzen keine internen Auswertungen oder das Projektmonitoring, welches der lokale Projektträger, gegebenenfalls mit Unterstützung durch den privaten deutschen Träger vornimmt.

In den Terms of Reference (TOR) werden im Kontext eines konkreten Projektes die zentralen Fragen formuliert, mit denen die Wirkung der Maßnahmen untersucht werden soll. Gerne können wir Sie hierzu beraten. Erste Anhaltspunkte zu Evaluierungen entnehmen Sie bitte den Dokumenten, welche wir Ihnen als Downloads zur Verfügung stellen.

Zur Orientierung sind folgend die Leitlinien des BMZ zu Evaluierungen verlinkt, auf Deutsch und auf Englisch.

Evaluierung der Entwicklungszusammenarbeit

Evaluation German Development Cooperation