Handreichung zu Chartered Accountants
Mit einer neuen Handreichung wollen wir Ihnen Orientierung geben, was bei der Beauftragung, Durchführung und Dokumentation einer externen unabhängigen Buchprüfung im Rahmen des Fördertitels Private Träger zu beachten ist. Die Handreichung haben wir angehängt, zu finden ist sie auch auf der bengo Website unter:
Zur Handreichung
Wichtig ist hier unter anderem die Klarstellung, dass in jedem Falle eine Belegliste zu erstellen und mit dem Nachweis einzureichen ist (entgegen der im letzten Jahr kurzfristig geltenden Sonderregelung). Bei Beauftragung eines Chartered Accountant wird das Originaltestat zusammen mit der Belegliste eingereicht.
Mittelanforderungen
Die Bearbeitungszeit für eine Mittelanforderung beträgt in der Regel 14 Tage. Sollten Sie die Mittel zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigen, reichen Sie uns also bitte die Mittelanforderung rechtzeitig ein, mit einem ausreichenden Puffer von ein bis zwei Wochen. Alternativ können Sie auf dem Anforderungsformular einen Wunschauszahlungstermin angeben.
Zwischennachweise zwingend auf Deutsch
Das Angebot, Zwischennachweise in englischer Sprache einreichen zu können, können wir leider nicht mehr aufrechterhalten. Im Verwaltungsverfahrensgesetz ist festgelegt, dass die Amtssprache deutsch ist (§ 23 Abs. 1 des VwVfG). Absatz 2 legt fest, dass eine Behörde, bei der in einer fremden Sprache Anträge gestellt oder Eingaben, Belege, Urkunden oder sonstige Belege vorgelegt werden, unverzüglich die Vorlage einer Übersetzung verlangen soll. Das bedeutet, da Engagement Global an das Gesetz gebunden ist, dass die Nachweise in deutscher Sprache vorgelegt werden müssen.
Zwischennachweise mit Änderungsanträgen
Die Notwendigkeit eines Änderungsantrags ergibt sich häufig beim Erstellen des Zwischennachweises für ein Projekt, wenn Dokumente und Informationen der Projektpartner ausgewertet werden. Bitte reichen Sie in einem solchen Fall den Änderungsantrag immer parallel zum Zwischennachweis oder nach dem Zwischennachweis ein. Der Zwischennachweis über das vorherige Jahr lässt den Anpassungsbedarf erkennen, wodurch ein Änderungsantrag besser nachvollziehbar wird. Ein Änderungsantrag kann daher nicht ohne Zwischennachweis bearbeitet werden.
Ausnahmen von der Notwendigkeit für Zwischennachweise
Bis zum 30. April haben Sie Zeit, die Zwischennachweise (ZN) für 2019 einzureichen. Da immer wieder nach den Ausnahmen von der Regel gefragt wird, hier nochmals die Information für alle, wann auf einen ZN ganz oder teilweise verzichtet werden kann:
- Wenn die Laufzeit des Projekts bis zum 30. April eines Jahres endet und in diesem Jahr noch Zuwendungsmittel vorgesehen sind, kann der Zwischennachweis des vorhergehenden Haushaltsjahres - auf entsprechenden Antrag - auf den zahlenmäßigen Nachweis beschränkt werden und der Sachbericht in den Verwendungsnachweis über die gesamte Laufzeit integriert werden.
- Wenn die Laufzeit des Projekts bis zum 30. April eines Jahres endet und in diesem Jahr keine Zuwendungsmittel vorgesehen sind, braucht kein Zwischennachweis für das vorhergehende Haushaltsjahr vorgelegt werden.
- Wenn ein Projekt in den letzten drei Monaten eines Kalenderjahres begonnen, Zuwendungsmittel abgerufen und/ oder Ausgaben getätigt wurden, muss zwar ein zahlenmäßiger Nachweis, aber noch kein Sachbericht vorgelegt werden.
- Wenn ein Projekt in den letzten drei Monaten des vergangenen Jahres bewilligt und Mittel dafür zwar abgerufen, aber komplett als Bestand in das nächste Haushaltsjahr übertragen wurden (das heißt es wurden noch keine Ausgaben getätigt, auch nicht mit Eigenmitteln), braucht noch kein Zwischennachweis erstellt zu werden.
- Für das letzte Kalenderjahr der Laufzeit muss kein Zwischennachweis mehr erstellt werden. Die Einnahmen und Ausgaben des letzten Jahres fließen ein in den (Gesamt)-Verwendungsnachweis.
Wenn einer der Fälle für eines Ihrer Projekte zutrifft, informieren Sie bitte die Abteilung Nachweise, Wirkungen unter Angabe der Projektnummer per E-Mail (Bengo-Nachweise@engagement-global.de), damit Sie nicht irrtümlich gemahnt werden.
Darstellung von Eigenmitteln im Zwischennachweis
Den Beraterinnen und Beratern in der Abteilung Nachweise, Wirkungen ist in den letzten Monaten vermehrt aufgefallen, dass in den Zwischennachweisen die eingebrachten Eigenmittel sehr unterschiedlich und teilweise nicht korrekt dargestellt werden. Wenn dadurch der Eindruck entsteht, dass Sie im Projekt mit Zuwendungsmitteln in Vorleistung getreten sind, muss zunächst der Sachverhalt geklärt werden, bevor der Nachweis abgeschlossen werden kann. Um diese Verzögerung zu vermeiden, achten Sie bitte darauf, die Eigenmittel korrekt und in voller Höhe darzustellen. Dabei gilt:
Die Eigenmittel müssen bei der Anteilfinanzierung mindestens entsprechend des vertraglich festgelegten Anteils in das Projekt eingebacht haben. Im Zwischennachweis stellen Sie alle im jeweiligen Haushaltsjahr (Berichtszeitraum) eingebrachten Mittel entsprechend der vertraglich vereinbarten Anteilfinanzierung dar. Wenn zum Beispiel im Haushaltsjahr 2019 10.000 Euro Gesamteinnahmen im Weiterleitungsvertrag vorgesehen waren, davon 7.500 Euro Zuwendung und 2.500 Euro Eigenmittel, dann müssen Sie neben den tatsächlich abgerufenen 7.500 Euro Zuwendung auch mindestens die kompletten 2.500 Euro als Eigenanteil einbringen beziehungsweise dem Projekt zur Verfügung gestellt haben, auch wenn die 10.000 Euro zum Jahresende nicht komplett ausgegeben wurden. Wichtig ist, mindestens den vertraglich festgehaltenen Anteil an Eigenmitteln für jeden Zeitraum einzuhalten. Beachten Sie, dass Zinsen auf den nicht erbrachten Eigenanteil zu berechnen sind, sollte dieser nicht spätestens mit Erhalt der Zuwendung in mindestens der vereinbarten Höhe dem Projekt zur Verfügung gestellt werden.
Aktualisierung der Leitfäden zu ZN und VN sowie der Muster-Belegliste Die Leitfäden zur Erstellung von Zwischen- und Verwendungsnachweisen wurden aktualisiert und sind auf der bengo Website zu finden. Ebenso wurde das Muster für die Belegliste auf vielfachen Wunsch mit Anmerkungen auf Deutsch und Englisch ergänzt, sodass hoffentlich auch für Projektpartner das Erstellen der Belegliste erleichtert wird. Die Dokumente finden Sie auf der bengo Website unter:
Zu den Dokumenten
Neue Wertgrenzen für Inventarisierung
Mit Stichtag 15. Juli 2019 hat das BMZ die Wertgrenze angehoben, ab der eine Inventarisierung notwendig ist. Damit wird eine Überarbeitung der Verwaltungsvorschrift zum §44 der Bundeshaushaltsordnung umgesetzt. Die neue Grenze von 800 Euro gilt für alle Projekte mit einem Weiterleitungsvertrag ab 15. Juli 2019. Für ältere Projekte gilt weiterhin, dass beschaffte Gegenstände ab einem Einzelwert von 410 Euro inventarisiert werden müssen. Das Muster-Inventarverzeichnis, das auf der bengo Website zur Verfügung steht, wurde entsprechend angepasst.
Neuer Passus zu Korruptionsprävention im Weiterleitungsvertrag
Seit Oktober 2019 enthalten alle Weiterleitungsverträge unter 5.7. einen zusätzlichen Passus, mit dem vor allem Veruntreuung und Korruption vorgebeugt werden soll. Hintergrund für die Anpassung ist die Vereinheitlichung der Verträge innerhalb von Engagement Global, die auch von bengo umgesetzt werden muss.
Für die Umsetzung der Projekte sollte der neue Passus keine Auswirkungen haben, denn die geforderten Maßnahmen sind bereits durch die Richtlinien und Nebenbestimmungen für den Titel Private Träger vorgegeben. Mit der Projektvereinbarung, die der private Träger mit dem Projektträger abschließt, werden die Bestimmungen des Weiterleitungsvertrages an den lokalen Träger weitergegeben. Wichtig im Sinne des neuen Passus sind hier vor allem die Mitteilungspflichten. Entscheidend bleibt aber die vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem lokalen Träger. Sie als privater Träger müssen die Partner vor Ort gut genug kennen und einschätzen können, dass die lokalen Träger die Bestimmungen einhalten können.