Rundbrief Nr. 1.2, April 2020

Die Pandemie konfrontiert viele von Ihnen mit großen, z. T. völlig neuen Herausforderungen. Viele laufende und geplante Projekte werden nur mit Anpassungen durchführbar sein. Manche Träger und Partner stellen außerdem Überlegungen an, ob bzw. wie sie im Rahmen Ihrer Projekte Maßnahmen zur Eindämmung der Pandemie ergreifen können. Die Situation verlangt von uns allen flexible Antworten auf komplexe Sachverhalte. Engagement Global leistet gerne seinen Beitrag, Sie und Ihr Engagement auch in dieser Situation so gut und so flexibel wie möglich zu unterstützen.

Vor diesem Hintergrund hat uns u. a. VENRO in dankenswerter Weise zahlreiche Fragen von Trägern übermittelt, die wir intensiv mit dem BMZ diskutiert haben. Über die Ergebnisse dieser Erörterungen möchten wir Sie im Folgenden in Form von „FAQ“ informieren. Sollten Sie weitere wichtige Fragen haben, zu denen Sie im Folgenden keine Antworten finden, wenden Sie sich bitte gern an uns.

Mit dem offenen Brief von VENRO, DNR und Klima-Allianz Deutschland vom 31. März 2020 haben die Verbände selbst deutlich gemacht, dass wesentliche und grundsätzliche Sonderregelungen nur auf Ebenen oberhalb von Engagement Global notwendig sind und mindestens zum Teil gesetzgeberisches Handeln erfordern. Bitte haben Sie Verständnis, dass es weder Engagement Global noch dem BMZ möglich ist, die Bundeshaushaltsordnung oder andere verbindliche Rechtsvorschriften eigenmächtig außer Kraft zu setzen oder nicht zu beachten.

Mit diesem Rundbrief wollen wir möglichst schnell auf akute Bedarfe in den Projekten im Rahmen unserer Möglichkeiten reagieren. Bitte beachten Sie, dass dies Handlungsoptionen in einer besonderen Ausnahmesituation sind. Wenn - hoffentlich bald - wieder Normalität eingekehrt sein wird, werden die regulären Verfahren wieder Anwendung finden.

Der ausdrücklichen Bitte der Bundeskanzlerin folgend, aufgrund der COVID-19 Pandemie möglichst alle physischen sozialen Kontakte einzuschränken, haben auch wir unsere Arbeit angepasst. Wir arbei- ten mittlerweile überwiegend im Homeoffice, sind aber weiterhin auf den üblichen Wegen - per E- Mail, telefonisch - für Sie erreichbar.

1.1 Besteht die Möglichkeit, die Verausgabungsfristen zu verlängern und/oder auf die Zahlung von Sollzinsen zu verzichten?

Für Bestände an Zuwendungsmitteln, die bereits ausgezahlt wurden, kann formlos mit Begründung die Verlängerung der Verausgabungsfrist um weitere zwei Monate beantragt werden.

Bereits vor der Krise angeforderte Mittel aus dem laufenden Haushaltsjahr, die nicht innerhalb der vorgesehenen Frist verausgabt sind und absehbar auch nicht mit einer zweimonatigen Verlängerung der Verausgabungsfrist zweckmäßig verausgabt werden, können Engagement Global zurücküberwiesen werden oder aber es fallen Sollzinsen an. Die Zuwendungsmittel stehen dem Projekt jedoch weiter zur Verfügung und können bei Bedarf im laufenden Jahr erneut angefordert werden.

Für anstehende Mittelanforderungen raten wir Ihnen dringend, vorab sorgfältig zu prüfen, ob sie in der regulären Frist verausgabt werden können. Nicht verausgabte Mittel müssen nach Ablauf der Frist entweder an Engagement Global zurückgezahlt oder Sollzinsen berechnet und bezahlt werden. Ein Absehen von Zinsen ist in diesem Fall nicht möglich, da Schwierigkeiten in der Verausgabung abzusehen waren..

Ein grundsätzlicher Verzicht auf die Erhebung von Sollzinsen auf abgerufene, aber nicht fristgerecht verwendete Mittel ist Engagement Global rechtlich nicht möglich. Wir werden aber entsprechende Anträge, die bitte kurz, aber aussagekräftig (bitte nicht nur „wegen Corona“) zu begründen sind, wohlwollend prüfen.

1.2 Wird es die Möglichkeit geben, unproblematisch Anpassungen innerhalb des genehmigten Finanzierungsplans zu beantragen?

Wenn in einem Projekt bedingt durch COVID-19 neue Aktivitäten aufgenommen oder bereits beantragte Aktivitäten ausgeweitet werden müssen, so sind Abweichungen der Einzelansätze des Finanzierungsplans laut Ziffer 1.2 der Besonderen Nebenbestimmungen bis zu 30% ohne Zustimmung möglich. Originäres Ziel und Zweck des Projektes sollen in jedem Fall weiter sichergestellt sein. Sie müssen jedoch vorher Ihrer Mitteilungspflicht nachkommen und uns über die geplanten Änderungen informieren, was formlos möglich ist. Auf Grundlage Ihrer Information wird im Einzelfall entschieden, wie weiter verfahren werden muss.

2.1 Wird es eine unkomplizierte Möglichkeit geben, Laufzeitverlängerungen zu beantragen?

Anträge auf kostenneutrale Laufzeitverlängerungen sind ohnehin unproblematisch und auch nicht sehr aufwendig.

2.2 Inwieweit besteht Flexibilität bzgl. der Anpassung der Aktivitäten an die COVID-19 Situation?

Projekte sollen möglichst flexibel auf notwendige Bedarfe infolge von COVID-19 reagieren und Aktivitäten entsprechend anpassen können. Ihrer Mitteilungspflicht müssen Sie aber nachkommen, die formlos per E-Mail erfolgen kann. Auf Basis der Mitteilung werden wir prüfen, welche Schritte unternommen werden müssen.

Zustimmungspflichtige Änderungen müssen Sie uns zeitnah und zunächst per E-Mail mitteilen, um der Dringlichkeit notwendiger Anpassungen gerecht zu werden. Gemeinsam mit Ihnen klären wir dann die Details der Einreichung eines formalen Änderungsantrags.

3.1 Können Berichtsfristen verlängert werden?

Anträge auf Verlängerung der Einreichungsfrist für Nachweise unter Bezugnahme auf die Pandemie werden wir sehr wohlwollend prüfen. Bitte reichen Sie dazu einen formlosen Antrag mit einer nachvollziehbaren Begründung bei uns ein. Eine Fristverlängerung von zwei bis drei Monaten ist denkbar.

3.2 Kann die Zuordnung zu Kostenpositionen ggf. nach dem Nachweis nachgereicht werden?

Nein, es kann nur ein fertiger und vollständiger Nachweis eingereicht werden.

3.3 Kann eine Verlängerung der Vorlagefrist von Nachweisen pauschal für alle laufenden Projekte eines Trägers genehmigt werden?

Eine pauschale Verlängerung der Abgabefrist kann nicht erteilt werden. Sollten Sie jedoch eine Liste der betroffenen Projekte mit Projektnummern und einer plausiblen Begründung vorlegen, kann Ihnen eine zusammenfassende Verlängerung als Ausnahme genehmigt werden.

4.1 Werden sich die Abgabefristen für neue Projektanträge durch die Krisensituation verändern?

Die Antragsfristen werden beibehalten. In Einzelfällen kann ein begründeter Aufschub (formlos) beantragt werden. Bitte beachten sie jedoch, dass später eingehende Anträge von uns erst nach den fristgerecht vorliegenden Anträgen bearbeitet werden können.

Sollte sich aufgrund der späteren Einreichung ein geänderter Mittelbedarf für Ihr Projekt abzeichnen, sollten Sie uns dies so früh wie möglich mitteilen. In welchem Umfang eine solche Änderung möglich ist, hängt davon ab, in welchem Umfang in den betreffenden Haushaltsjahren noch Mittel verfügbar sind.

4.2 Neuanträge basieren auf Annahmen, die die dynamische Krisensituation nicht überschauen können. Wie flexibel ist Engagement Global bzgl. Änderungen kurz vor Antragseinreichung? „Flexible Anpassungen an zum Projektstart herrschende Verhältnisse“

Es sollte in der Konzeption schon berücksichtigt werden, welchen Einfluss COVID-19 auf das Projekt haben und wie das Projekt ggf. angepasst werden könnte (Risikoanalyse).

Zuwendungsrechtlich können nur jene Ausgaben finanziert werden, die im Antrag beschrieben sind. Sollten in einem Projekt zu Beginn Anpassungen aufgrund von COVID-19 notwendig sein, müssen Sie uns dies mitteilen, worauf wir prüfen werden, wie flexibel verfahren werden kann.

5.1 Sind Corona-spezifische Aktivitäten und Anschaffungen innerhalb von laufenden Projekten unkompliziert förderfähig?

Ja, solange sie in Bezug zum eigentlichen Projekt stehen. Siehe dazu auch Punkt 1.2 und 2. Darüber ist später in den Nachweisen zu berichten.

5.2 Wäre es möglich, dass aus Projektmitteln (Ersparnisse, Reserve, Wechselkursgewinne) zusätzliche Unterstützungsmaßnahmen für die Projektteilnehmer finanziert werden, um diesen in dieser außergewöhnlichen Krisensituation beizustehen und die unmittelbaren negativen Auswirkungen der Krise abzufedern?

Ja, siehe 5.1. Sollte die bisher bewilligte Zuwendung nicht reichen, wäre zu prüfen, ob ein Aufstockungsantrag gestellt werden kann.

6.1 Wie lange dürfen Lohnfortzahlungen für Mitarbeitende gewährt werden, wenn diese aufgrund von Einschränkungen nicht mehr arbeitsfähig sind (also auch kein Homeoffice machen können)?

Sie sollten klären, ob die Mitarbeitenden tatsächlich keine Arbeiten in Verbindung mit dem Projekt durchführen können. Eventuell gibt es auch konzeptionelle oder administrative Tätigkeiten und Aufgaben, die erledigt werden können und eine Lohnfortzahlung rechtfertigen. Wenn die Fortführung der Aktivitäten nicht absehbar ist, ist zu klären, ob Mitarbeitende mit einer reduzierten Beschäftigung einverstanden sind. Grundsätzlich gilt, dass Gehälter nur weiterbezahlt werden können, wenn dafür eine Leistung erbracht wird.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass es nicht innerhalb des Mandates der von Engagement Global administrierten Programme liegt, die an anderer Stelle jedenfalls für Deutschland sehr intensiv bearbeiteten Fragen wie Kurzarbeitergeld, Notfallhilfen, Strukturmaßnahmen, Stabilisierungshilfen etc. zu beantworten.

6.2 Besteht die Möglichkeit, Kosten für Mitarbeitende lokaler Partnerorganisationen im Home-Office (insb. Internet-Anschluss, Kauf von Notebooks) zu übernehmen?

Dies ist möglich, wenn es für die Fortführung des Projektes zwingend notwendig ist. Das ist im Einzelfall zu prüfen. Bei der Beschaffung von Gegenständen muss jedoch darauf geachtet werden, dass die beschafften Gegenstände später wieder in die Organisation zurückgeführt, d.h. weiteren gemeinnützigen Zwecken zugeführt werden.

6.3 Können die Gehälter der Mitarbeitenden weiter finanziert werden, auch wenn keine Aktivitäten erfolgen und die Wiederaufnahme auch nicht absehbar ist?

Siehe Antwort zu Frage 6.1.

Ist nach zwei bis drei Monaten nicht absehbar, dass Aktivitäten wiederaufgenommen werden können, sollte u. U. auch eine vorzeitige Projektbeendigung in Betracht gezogen werden. Dies gilt besonders für Projekte, deren Laufzeitende ohnehin kurz bevorsteht.

Selbstverständlich können grundsätzlich überhaupt nur unvermeidbare Kosten erstattet werden. Achten Sie also bitte auf die aktuell in vielen Fällen sehr kulant gehandhabte Rückzahlung von Ticketkosten etc.

7.1 Können angefallene Kosten zu abgesagten Projektreisen über das Projekt abgerechnet werden (Visa-Beschaffung, Stornogebühren)?

Bei Projektreisen sind unvermeidbare Ausgaben im Zusammenhang mit der Stornierung aufgrund von COVID-19 gemäß Bundesreisekostengesetz (BRKG) abrechenbar. Zu den erstattungsfähigen Auslagen gehören u. a. Kosten für die Stornierung von Flug- und Fahrscheinen sowie der Hotel-/Unterkunftsreservierung.

7.2 Können Ausgaben zur Vorbereitung von nun ausfallenden Veranstaltungen über das Projekt abgerechnet werden?

Solange zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses nicht vorhersehbar war, dass die eigentliche Aktivität nicht umgesetzt werden kann, können diese Maßnahmen mit Begründung abgerechnet werden. Mit Bekanntheit der Risiken sollten vorbereitende Maßnahmen zurückgefahren bzw. gestoppt werden.

7.3 Können anfallende Ausgaben, welche durch Quarantäneaufenthalte entstehen, über das Projekt abgerechnet werden?

Sollte dieser Punkt noch relevant sein, bitten wir Sie, mit uns in Kontakt zu treten.

Für zukünftig geplante Reisen beachten Sie bitte die Reisewarnungen des Auswärtigen Amtes und die aktuellen Einreisebestimmungen der Partnerländer.

8.1 Inwiefern können elektronische Signaturen für Vertragsdokumente, Antragsdokumente und Mittelabrufe etc. genutzt werden?

Weiterleitungsverträge, Mittelanforderungen und Nachweise werden neuerdings auch auf Basis digital eingereichter Dokumente bearbeitet; Originaldokumente müssen jedoch nachgereicht werden. Details zum Verfahren erfahren Sie von Ihren programmspezifischen Ansprechpersonen bei Engagement Global.

8.2 Wird es auf Grund von COVID-19 zu Verzögerungen bei der Beantragung und Zuwendung von Seiten EG/BMZ kommen?

Wir sind optimistisch, dass es nicht zu Verzögerungen kommen wird. Die Umstellung auf z. T. digitale Verfahren setzen wir gerade um, zum Teil bereiten wir sie gerade vor. Auf (später nachzureichende) Originalunterschriften in Weiterleitungsverträgen und Änderungsverträgen (Ausnahme: Kostenneutrale Laufzeitverlängerungen und Änderungen, die den Finanzierungplan nicht betreffen) kann allerdings nicht verzichtet werden.

8.3 Gibt es bereits Maßnahmen (Reduzierung des Eigenanteils) um auf den absehbaren Rückgang des Spendenaufkommens zu reagieren?

Eine Entscheidung des BMZ, die zu einer flächendeckenden Reduzierung des Eigenanteils führen könnte, ist nicht absehbar.

8.4 Es wurde angekündigt, dass bei Verzögerungen in der Ausstellung der Weiterleitungsverträge ggf. vermehrt auf eine Regelung zum vorzeitigen Eigenmitteleinsatz (VZE) zurückgegriffen wird. Gibt es dahingehend auch Überlegungen, das Risiko des vorzeitigen Eigenmitteleinsatz aufzuteilen, sodass nicht das gesamte Risiko beim Träger liegt?

Die Gewährung eines vorzeitigen Maßnahmenbeginns (bzw. eines vorzeitigen Eigenmitteleinsatzes) bedeutet keine rechtsverbindliche Zusicherung einer Förderung. Auch ein Weglassen des Hinweises, dass der Träger das Risiko trägt, würde an der Rechtslage nichts ändern. Daher ist eine Risikoteilung nicht möglich.

Engagement Global hat in diesem Zusammenhang bereits Maßnahmen ergriffen, welche die zeitnahe Weiterleitung von Anträgen an das BMZ sowie die Ausstellung von Weiterleitungsverträgen in der aktuellen Situation sicherstellen werden.

8.5 Gibt es vereinfachte Beschaffungsrichtlinien im Krisenfall?

Eine Direktvergabe ist nicht möglich. Es muss zumindest dokumentiert werden, dass eine Preiserkundung erfolgt ist, entweder durch Internetausdrucke oder Telefonvermerke verschiedener Anbieter. Den Unterlagen muss auf jeden Fall ein erklärender Vergabevermerk beigefügt werden.

8.6 Wird sich COVID-19 auf die Definition und Anzahl der durch die OECD bekannt gegebenen Krisenländer auswirken?

Diese Frage kann hier nicht beantwortet werden. Sollte es in Zukunft zu einer Neudefinition kommen, werden wir Sie informieren.

8.7 Sind bereits konkrete (Nothilfe-) Maßnahmen zur präventiven Arbeit zu COVID-19 geplant?

In laufende Projekte können Pandemie-bezogene Maßnahmen integriert werden (s. Punkt 2.). Die Förderung von neuen, bisher nicht angemeldeten Anträgen aus Mitteln des Titels Private Träger, die auf die Prävention bzw. Bewältigung der Pandemie abzielen, ist aktuell nicht möglich. Für Projekte der Krisen- bzw. Humanitären Hilfe sind andere Fördertitel vorgesehen.