Rundbrief Nr. 4, August 2020

Bitte melden Sie uns wie jedes Jahr bis zum 31. August den Finanzstatus aller Ihrer laufenden Projekte. Die Statusmeldung dient uns als Instrument zur Steuerung der Projektmittel im laufenden Haushaltsjahr. Das Formular finden Sie als Anlage zu diesem Rundbrief. Bitte senden Sie für jedes laufende Projekt ein ausgefülltes Formular an folgende Adresse

bengo-mittelbew@engagement-global.de

Denken Sie bitte daran, erforderliche inhaltliche Änderungen für Vorhaben aus dem Titel „Private Träger“ oder Änderungen bei den Finanzplänen bis spätestens 30. September einzureichen. Einen möglichen Bedarf für Umwidmungen werden wir mit dem BMZ prüfen und Ihnen zeitnah eine Rückmeldung geben. Wir weisen jetzt schon darauf hin, dass hier faktische Grenzen durch die Verfügbarkeit von freien Haushaltsmitteln in den Folgejahren bestehen. Wir werden jedoch versuchen, geänderten Abflussbedarfen im Rahmen des Möglichen nachzukommen. Für Mehr- oder Minderbedarfe in Projekten, die aus Sonderinitiativen finanziert werden, wenden Sie sich bitte unbedingt vorher an die zuständige Fachberatung, da Änderungen hier aufgrund der sehr eingeschränkten finanziellen Flexibilität nur in Ausnahmefällen möglich sind.

Hinweisen möchten wir schon jetzt darauf, dass Sie mit Ihren letzten Mittelanforderungen für das Jahr 2020 nicht bis Anfang Dezember warten sollten. Sie können Mittelanforderungen zum Jahresende bereits deutlich vor dem Kassenschluss (5. Dezember) an den ZPS schicken, da Sie ein Wunschdatum für die Auszahlung angeben können. Damit helfen Sie, extreme Arbeitsspitzen der Finanzabteilung vor und in der Weihnachtszeit zu vermeiden. Letztmögliches Auszahldatum ist der 30. Dezember 2020.

Für Projektvorhaben mit einem Fördervolumen ab 500.000 Euro sind Machbarkeitsstudien verpflichtend, im Einzelfall kann das BMZ allerdings auch bei einem Fördervolumen unter 500.000 Euro eine Studie verlangen. Basierend auf den Erfahrungen eingereichter Machbarkeitsstudien und um Ihnen Planung und Durchführung von Machbarkeitsstudien zu erleichtern, wurde in Abstimmung mit dem BMZ die Orientierungshilfe überarbeitet.

Abgerechnet werden können nun Ausgaben für Studien, wenn sie innerhalb von 12 Monaten vor Antragstellung erfolgt sind (bislang musste sie im selben Haushaltsjahr wie die Antragstellung erfolgen). Das gibt Ihnen z.B. die Möglichkeit, bald nach Bekanntgabe der Priorisierungen eine Studie zu beauftragen, auch wenn Sie den Projektantrag erst im Folgejahr einreichen.

Bitte beachten Sie künftig verstärkt zwei Punkte, die in der Vergangenheit immer wieder Anlass für Kritik waren: Zum einen muss die Machbarkeitsstudie von unabhängigen Gutachtern durchgeführt werden, zum anderen sollten Sie in Ihrem eigenen Interesse auf eine zufriedenstellende Aussagekraft der Studien bestehen. Studien von mangelhafter Qualität und Inhalt werden u.U. als nicht förderfähig eingestuft – was sich auf die Förderfähigkeit des eigentlichen Vorhabens auswirken kann.

Die aktualisierte Orientierungshilfe finden Sie im Downloadbereich auf der bengo Website.

Zu den Downloads

Am 14. Juli 2020 hatten wir Sie per Mail auf die zusätzlichen Mittel für Klimaschutz in diesem Jahr hingewiesen. Ihre Interessenbekundung dazu können Sie noch bis zum 10. August 2020 per Mail unter Verwendung des mit verschickten Formulars an Engagement Global/bengo richten.

Wir bedauern sehr, dass wir in diesem Jahr viele Seminare absagen mussten. Trotz Lockerungen der Corona-Bestimmungen können wir aufgrund der Gegebenheiten in den verschiedenen Häusern nur zwei der für den Herbst vorgesehenen Seminare durchführen, nämlich

• Freitag, 18. bis Sonntag, 20. September in Hamburg zu Richtlinien, Antragstellung und Projektabwicklung sowie
• Donnerstag, 8.bis Samstag, 10. Oktober in Rodgau zu Abwicklung und Nachweiserstellung.

Bei beiden Seminaren ist sichergestellt, dass die gültigen Corona-Bestimmungen eingehalten werden, d.h. die Räumlichkeiten sind groß genug für die jeweilige Teilnehmerzahl und das Haus hat ein Hygienekonzept. Für beide Seminare gibt es noch ein paar freie Plätze.

Als Ersatz für die abgesagten Präsenzseminare im 1. Halbjahr 2020 hat die bengo EU-Beratung im Juni und Juli die ersten Web-Seminare zu den Themen „Erstellung einer Concept Note“ sowie „Ausarbeitung des Logframe“ für Projektanträge bei EuropeAid erfolgreich durchgeführt. Für September sind weitere Termine geplant. Um die Web-Seminare möglichst interaktiv zu gestalten wird die Teilnehmendenzahl auf max. 14 Personen beschränkt. Auch für andere Themen der Antragsstellung (wie z.B. Full Application oder Budget) und der Projektdurchführung (Standardvertrag) werden Web-Seminare entwickelt, die im 2. Halbjahr angeboten werden.

Die Termine werden auf der Website veröffentlicht und die Einladungen über den Newsletter verschickt, für den Sie sich hier registrieren können:

Zur Registrierung

Der EU-Beratungs-Helpdesk ist weiterhin auch in Home-Office-Zeiten für Sie da: Wir beantworten telefonisch, schriftlich oder auch per Videokonferenz Fragen rund um die Antragsstellung, Projektimplementierung und -Abrechnung bei EuropeAid:

Zu den Ansprechpersonen der EU-Beratung

Ab September gibt es weitere Online-Fortbildungsveranstaltungen zur Qualifizierung für Planung und Umsetzung von MAP, die vom Collective Leadership Institute durchgeführt werden. Ein Grundlagenseminar findet vom 20. bis 21. Oktober statt, ein Fortgeschrittenenseminar vom 29. bis 30. September. Beide sind auf Englisch, um auch lokale Partner mit einbeziehen zu können. Außerdem finden drei Online Focus Sessions statt.

Noch bis zum 16. August 2020 haben Sie Zeit, Ihre für 2021 geplanten Projekte über das Antragsportal anzumelden. Danach wird das Portal für Anmeldungen geschlossen. Detaillierte Informationen dazu haben Sie am 22. Juni per Rundbrief erhalten, außerdem finden Sie die Informationen auf der Website unter folgenden Link:

Zum Rundbrief Nr. 3

Sofern Sie B-Vorhaben aus der letzten Jahresplanungsabfrage weiterhin durchführen möchten, müssen diese erneut angemeldet werden.

Partnerschaften mit neuen Projektträgern werden sehr begrüßt, doch sollten Sie mit einem lokalen Träger bereits kooperiert haben, bevor Sie ein höhervolumiges Projekt im Titel private Träger gemeinsam beantragen. Wenn Sie die Partnerorganisation noch nicht kennen, sind eine Trägeranalyse und möglichst Referenzen notwendig, zum anderen sollte das Volumen 300.000 Euro nicht übersteigen. Nehmen Sie dazu ggf. auch im Vorfeld Rücksprache mit bengo.

Auch die Änderungsverträge, die wir Ihnen elektronisch schicken, sind Verträge. Beachten Sie bitte, dass die Bestätigung des Vertrages deshalb von einer vertretungs- oder zeichnungsberechtigten Person gesendet werden muss.

Sollten sich entsprechende Berechtigungen in Ihrer Organisation ändern, denken Sie immer daran, den ZPS zeitnah darüber zu informieren und die Stammdaten entsprechend zu aktualisieren. Damit vermeiden Sie Rückfragen und daraus resultierende Verzögerungen.

Da es immer wieder Rückfragen gibt, welche Unterlagen für Verwendungsnachweise vorgehalten und eingereicht werden müssen, möchten wir Ihnen hierzu eine Übersicht geben. Diese Übersicht gilt dabei ausschließlich für Projekte mit einem Weiterleitungsvertrag mit Engagement Global (i.d.R. also Projekte mit Start ab 2016).

Bei Verwendungsnachweisen müssen Sie folgende Unterlagen in 1-facher Ausfertigung bei Engagement Global (ZPS) einreichen:

• Zahlenmäßiger Nachweis (Teil I), dieser wird im Antragsportal erstellt
• Sachbericht (Teil II)
• Wechselkursberechnung (außer bei an den Euro gekoppelten Währungen)
• Beleglisten über alle Ausgabenpositionen
• ggf.ein Original-Testat (ggf. mit entsprechender Übersetzung) sowie ein zum Buchprüfungszeitpunkt gültiger Nachweis der Buchprüferqualifikation
• Evaluierungsberichte (ggf. mit entsprechender Übersetzung)sowie die Zusammenfassung der Ergebnisse und die Stellungnahme können rein elektronisch eingereicht werden.
• ggf. Sollzinsberechnungen

Senden Sie diese Unterlagen, wie auf den Formularen vermerkt, postalisch an den Zentralen Programmservice von Engagement Global, wobei der zahlenmäßige Nachweis (Teil I) rechtsverbindlich unterschrieben sein muss.

Alle weiteren zur Abrechnung eines Projektes relevanten Unterlagen müssen vorgehalten werden und auf Nachfrage vorgelegt werden können. Dazu zählen unter anderem folgende Unterlagen:

• Inventarlisten und Übergabeprotokolle: bitte berichten Sie im Sachbericht (Teil II) über die Übergabe von zu inventarisierenden Gegenständen/ Gebäuden
• Belege über Einnahmen und Ausgaben sowie Wechselgeschäfte
• Beschaffungsunterlagen, d.h. (Vergleichs-) Angebote und Vergabevermerke
• Abgezeichnete/ unterschriebene Teilnehmenden-Listen

Wir empfehlen allgemein, Belege als Scan digital vorzuhalten. Ergänzend können Sie über das Antragsportal weiteres Anschauungsmaterial, bspw. Fotos des Projekts, Broschüren, erstellte Flyer als Dokumente hochladen.

Weitere Informationen und nützliche Vorlagen finden Sie im Downloadbereich unter „Verwendungsnachweis“, sowie auch in der jeweiligen Nachweismaske zum Projekt im Antragsportal.

Zum Downloadbereich

Viele haben von der Möglichkeit Gebrauch gemacht, ihre Zwischen- und Verwendungsnachweise zunächst nur elektronisch über das Antragsportal einzureichen, um die Fristen wahren zu können. Bitte vergessen Sie jedoch nicht, auch die rechtsverbindlich unterschriebenen Originale der Nachweise zeitnah an den ZPS zu schicken.

Die Fachstelle für entwicklungspolitische Beratung und Vernetzung, Mitmachzentrale (MMZ) der Engagement Global bietet im Herbst zwei Veranstaltungen an:

• 18. und 19. September 2020 bei Nürnberg

Die geplante Präsenzveranstaltung wurde seitens des Tagungshauses kurzfristig abgesagt. Stattdessen bieten wir an den entsprechenden Tagen Online-Veranstaltungen an. Dazu anmelden können Sie sich über den obigen Link.

• 16. und 17. Oktober 2020 in Esslingen

Dieses Seminar kann als Präsenzveranstaltung und unter Einhaltung der geltenden Hygienebedingungen stattfinden. Teilnahme, Übernachtung und Verpflegung im Rahmen des Seminars sind kostenfrei. Über den Link kommen Sie zur Online-Anmeldung.

Bis Ende 2020 werden durch das FEB weitere online-Seminare angeboten. Das Format orientiert sich an den Präsenz-Workshops und wurde aufgrund der aktuellen Umstände auf ein online-Format umgestellt:

• FEB-online-Seminar zum Einstieg am 27. und 28. August für alle Organisationen, die das FEB gerade erst kennenlernen und noch keine Projektförderung erhalten (haben).
• FEB-online-Seminar zur Vertiefung am 7. und 8. Oktober.
• FEB-online-Seminar zur Erstförderung am 4. und 5. November für alle Organisationen, die erstmalig eine FEB-Projektförderung bestätigt bekommen haben oder ihr Wissen zum Weiterleitungsvertrag auffrischen möchten.

Weiterhin wird das FEB im September und Oktober dieses Jahres ein interessantes neues Angebot starten: Die „FEB-Blickpunkte“, die ein spezielles Thema kurz und knackig aufgreifen und darüber 60 Minuten informieren bzw. Fragen interessierter Organisationen klären möchten. Insgesamt werden 6 FEB-Blickpunkte angeboten, zum Einstieg wird folgender Workshop empfohlen:

• FEB-Blickpunkt „Förderfähigkeit & Rahmenbedingungen“ am 1. September und 29. September 2020.

Mit diesem Seminar bieten die Schmitz-Stiftungen erneut eine Einführung in die Planung, Begleitung und Antragstellung für Auslandsprojekte in der Entwicklungszusammenarbeit an. Es richtet sich an gemeinnützige Organisationen, die Kontakte in Länder des Globalen Südens haben und ein Partnerschaftsprojekt durchführen möchten. Weitere Informationen finden Sie unter folgenden Link:

Zu weiteren Informationen

Anmeldeschluss ist der 17. August.

Wie immer nehmen wir gern Ihre Anregungen, Veranstaltungsankündigungen oder Hinweise auf Publikationen auf.