Teil 2 – Sachbericht Verwendungsnachweis (Textdokument)

Der Sachbericht ist in einem Textformat zu erstellen. Das Formular für den Sachbericht steht im Word-Format über einen Link im Antragsportal zur Verfügung und muss separat ausgefüllt und nach dem Ausfüllen von Teil I im Antragsportal hochgeladen werden.

Der Verwendungsnachweis ist ein für sich stehendes Dokument, das auch ohne Lektüre des Antrags verständlich sein soll. Eine Person, die noch keine Hintergrundinformationen besitzt, sollte sich beim Lesen vergegenwärtigen können, worum es in dem Projekt geht und auf welcher Informations­grundlage der Bericht erstellt wurde.

In dem Sachbericht sind der Projektverlauf und die Ergebnisse des Projekts im Einzelnen darzustellen und auf die Verwendung der Projektmittel für die Maßnahmen einzugehen. Die Gesamtlänge von Teil II sollte 15 Seiten nicht überschreiten.

Geben Sie an, wer an dem Nachweis mitgewirkt hat und auf welche Informationen und Quellen sich der Nachweis stützt, zum Beispiel projekteigenes Monitoring, Selbstevaluierung, Befragungen, Sekundärquellen, Statistiken und weitere.

An dieser Stelle des Verwendungsnachweises sollen nur Änderungen in der Projektorganisation und oder Änderungen, die die Rahmenbedingungen betreffen, beschrieben werden. Erläutern Sie bitte, wie im Rahmen des Projekts auf die verän­derten Umstände reagiert wurde. Es sind besonders solche Veränderungen zu beschreiben, die Einfluss auf die Projektplanung und auf den Projekterfolg hatten sowie zum Beispiel die Nachhaltigkeit des Projekts begünstigen oder behindern. Mussten Sie aufgrund von Veränderungen im Projektumfeld während der Laufzeit Anpassungen vornehmen, sind diese unter 4.1 „Umsetzungen der Maßnahmen“ zu beschreiben.  

Leitfragen:

• Haben sich personelle oder strukturelle Veränderungen beim Projektträger oder der Zielgruppe ergeben, die die Projektabwicklung beziehungsweise die Entfaltung der Wirkung des Projekts beeinflusst haben?
• Haben extreme Wetterereignisse Einfluss auf die Bedingungen gehabt?
• Hat sich der gesellschaftspolitische Kontext geändert?
• Sind neue Gesetze erlassen worden?
• Hat sich die verwaltungstechnische Zuständigkeit im Partnerland geändert?

Hier beschreiben Sie bitte den Grad der Erreichung dieser Ziele und die Grundlage auf der Sie die Schlüsse hinsichtlich der Zielerreichung ziehen.

Die Tabelle dient dazu, in Kürze den Zielerreichungsgrad und die erreichten Wirkungen quantitativ und qualitativ übersichtlich darzustellen.

Übernehmen Sie daher in der Tabelle alle Angaben aus der letztgültigen vertraglich vereinbarten Version oder aus dem Antrag: das Oberziel, das Projektziel, die Unterziele sowie die jeweils dazugehörigen Indikatoren.

Geben Sie die vor dem Projektstart festgestellten Werte (das heißt den Ausgangswert, „Ist-Wert“) und die Werte, die Sie zum Ende der Projektlaufzeit erreichen wollten (Zielwert, „Soll-Wert“) an. Stellen Sie diesen in der Spalte „Erreichter Wert“ die tatsächlich erreichten Änderungen und Werte gegenüber. Achten Sie darauf, dass sich die Wirkungsmatrix in der Spalte „Erreichter Wert“ eng an den Indikatoren des Zielwertes (Soll-Indikator) orientiert. Dadurch sollte die quantitative und qualitative Entwicklung im Hinblick auf die Erreichung des Zielwertes erkennbar sein.

In der Spalte „Erreichter Wert“ erläutern Sie gegebenenfalls kurz von Abweichungen von den erwarteten Werten. Das kann zum Beispiel Indikatoren betreffen, die die von Ihnen beabsichtigte Wirkung nicht wirklich ausreichend darstellen oder bei denen die Ziele zu ambitioniert waren. Ebenso können Sie erwähnen, wenn Sie der Auffassung sind, dass die Ziele zu einem späteren Zeitpunkt noch erreicht werden können.

Leitfragen zu Erläuterungen bei Abweichungen:

• Haben Sie Veränderungen beobachten können, mit denen Sie bei der Planung nicht gerechnet haben, die aber darauf schließen lassen, dass angestrebte Ziele und Wirkungen erreicht werden?
• Haben sich im Projektverlauf andere Aspekte ergeben, durch die sich Erfolge des Projektes besser messen lassen?
• Gibt es Hinweise darauf, warum die im Projekt vorgesehenen Ziele und Wirkungen nicht oder nicht in geplantem Umfang erreicht werden konnten?
• Gibt es Anzeichen für Veränderungen oder Potential an Veränderung im sozialen Umfeld oder staatlichen Stellen?

Ab dem Abschnitt 4.1 soll nur über die praktische Umsetzung der geplanten Maßnahmen berichtet werden. Bitte gehen Sie hier auch transparent auf Besonderheiten, Schwierigkeiten oder besondere Erfolge während der Durchführung ein.

4.1. Umsetzung der Maßnahmen (im Vergleich zum Antrag)

Stellen Sie hier vergleichend, möglichst tabellarisch, die geplanten Maßnahmen den tatsächlich durchgeführten Maßnahmen gegenüber und beschreiben Sie die Durchführung. Begründen Sie Abweichungen, Verzögerungen, Erweite­rungen oder Reduzierungen zum Beispiel in einer gesonderten Spalte. Bei komplexen Sachverhalten, die längeren Text benötigen, führen Sie dies bitte unter der Tabelle aus.

Leitfragen:

• Konnten die Maßnahmen mit dem geplanten Aufwand an Kosten, Material, Organisation und weiteren durchgeführt werden oder gab es hier Schwierigkeiten und wenn ja, wodurch waren diese verur­sacht?
• Haben die Partner bei der Durchführung einzelner Maßnahmen besondere Zwischenerfolge erlebt?
• Oder wo sind sie auf Schwierigkeiten gestoßen und wie wurden diese gemeistert?
• Hat es Änderungen der geplanten Maßnahmen gegeben, wurden einige Maßnahmen durch andere ersetzt oder mussten Maßnahmen intensiviert werden?
• Haben die Änderungen der geplanten Maßnahmen Auswirkung auf die Zielerreichung? Sind die Maßnahmen möglicherweise aufgrund geänderter Ziele modifiziert worden?

4.2. Zielgruppenerreichung

Beschreiben Sie, ob die Zielgruppe wie geplant erreicht werden konnte und in welchem Umfang die Zielgruppe konkreten Nutzen aus den Maßnahmen ziehen konnte. Gehen Sie auch darauf ein, ob erste Veränderungen im Verhalten der Zielgruppe beobachtet werden können, beziehungsweise welche Wirkungen die Maßnahmen auf die Zielgruppe haben. Wenn im Antrag eine indirekte Zielgruppe definiert wurde, weiten Sie Ihre Ausführungen entsprechend auf diese aus. Sollten unerwartete oder gar negative Wirkungen aufgetreten sein, reflektieren Sie diese.

Beschreiben Sie gegebenenfalls, inwieweit das Projekt aus heutiger Sicht zu der Lösung eines entwicklungspolitisch wichtigen Kernproblems der Zielgruppe(n) beigetragen hat und inwieweit sich das Projekt in die entwicklungspolitische Zielsetzung des Partnerlandes und den übergeordneten entwicklungspolitischen Zielen einordnen lässt. Reflektieren Sie darüber, ob die Maßnahmen und die Kapazitätsförderung dem aktuellen Kenntnisstand und dem Bedarf der Zielgruppe entsprachen.

Leitfragen:

• Wie sind Kompetenzen und Fähigkeiten der Zielgruppe in Hinsicht auf die Befähigung, sich für eigene Rechte einzusetzen, gestärkt worden?
• Wie können die erworbenen Kompetenzen langfristig gesichert werden?
• Sind Kompetenzen und Fähigkeiten der Zielgruppe in Hinsicht auf Projekt­management oder fachliche Ausrichtung gestärkt worden?
• Gibt es Bevölkerungsgruppen, die die Ergebnisse des Projekts als persönlichen Nachteil empfinden? Wenn ja, welche und wie äußert sich dies?
• Hat sich die Zusammensetzung oder die zahlenmäßige Größe der Zielgruppe geändert?
• Inwiefern wurden durch die Beteiligung der Zielgruppe bei der Durchführung der Maßnahmen Aspekte der Inklusion und Genderdimensionen einbezogen? Welchen Einfluss hat dies langfristig auf lokal vorherrschende Geschlechterrollen?

4.3. Kapazitätsförderung beim lokalen Projektträger

Erläutern Sie, welche neuen Fähigkeiten oder Erkenntnisse der lokale Projektträger und gegebenenfalls weitere Akteure im Rahmen der Projektdurchführung erworben hat.

Wenn das Projekt Wirkungen auf Meso-/Makroebene zum Ziel hatte, zum Beispiel, wenn Veränderungen des weiteren sozialen Umfelds, Einfluss auf nationale Gesetze und ihre Umsetzung oder öffentliche und staatliche Meinungsbildung geplant war, sollten Sie das in dieser Hinsicht Erreichte aufzeigen.

Sowohl Kapazitätsförderung sowie Wirkungen auf Mesoebene und Makroebene müssen detailliert beschrieben werden, besonders wenn dem Projekt mit dieser Begründung eine Verwaltungskosten­pauschale von mehr als 4 Prozent genehmigt wurde. Bitte stellen Sie die beobachteten Veränderungen der Situation vor und nach der Projektdurchführung plausibel dar.

Leitfragen:

• Haben Mitarbeitende des Projektträgers zusätzliche Kompetenzen erworben, die die Organisa­tion und ihre Arbeit stärken?
• Sind Kompetenzen und Fähigkeiten des Projektträgers hinsichtlich Projekt­management oder fachliche Ausrichtung gestärkt worden?
• Wie sind Kompetenzen und Fähigkeiten des Projektträgers im Hinblick auf die Befähigung, sich für eigene Rechte einzusetzen, gestärkt worden?
• Hat sich die Wahrnehmung des Projektträgers im weiteren Umfeld geän­dert und inwiefern?
• Wie können die erworbenen Kompetenzen langfristig gesichert werden?

4.4. Zusammenwirken mit anderen Akteuren

Beschreiben Sie, mit welchen Organisationen, staatlichen Institutionen oder Individuen im Projektzusammenhang kooperiert wurde und wie diese Zusammenarbeit verlaufen ist.

Beschreiben Sie das positive oder negative Potential dieser Kooperationen und damit einher­gehender Wechselwirkungen im Rahmen des Projekts.

Leitfragen:

• Gibt es andere, evtl. bei Antragstellung noch nicht bekannte Agierende in der Region, deren Aktivi­täten Wechselwirkungen mit dem Projekt entfaltet haben, voraussichtlich entfalten werden oder könnten?
• Wie haben sich die im Antrag geplanten Kooperationspartnerschaften entwickelt?
• Haben sich weitere, nicht geplante Kooperationen ergeben? Konnten Synergien genutzt werden?
• Haben andere staatliche Institutionen/Organisationen ähnliche Strukturen aufgebaut wie in dem Projekt geplant? Wenn ja, waren diese eher komplementär oder konkurrierend? Haben Sie die Durchführung des Projekts begünstigt oder gestört?

Erstellen Sie in diesem Abschnitt eine zusammenfassende und rückblickende Bewertung des Projekts anhand der unten aufgeführten Punkte. Ziehen Sie dazu auch Ihre Ausführungen aus Abschnitt 7 heran.

5.1.  Nachhaltigkeit

Die geförderten Projekte sollen bis zum Ende der beantragten und vertraglich vereinbarten Laufzeit so beendet werden können, dass die erreichten Projektziele eine dauerhafte Verbesserung der Lebensbedingun­gen der Zielgruppe bewirken und im Optimalfall weitere positive Entwicklungen initiieren. Beschrei­ben Sie, inwiefern die in der Antragsphase erwartete Nachhaltigkeit der Projektergebnisse erreicht werden konnte. Bewerten Sie mit nachvollziehbarer Begründung, inwiefern Sie die erreichten Verän­derungen als dauerhaft einstufen und stellen Sie dar, auf welcher Grundlage Sie davon ausgehen, dass die Zielgruppe fähig ist, die positiven Wirkungen selbständig zu erhalten und weiterzutragen.

Strukturell/ökonomisch: Beurteilen Sie die Lebensfähigkeit beziehungsweise die Stabilität der Kapazitäten, die während des Projekts entstanden sind, so dass diese langfristig genutzt werden können. Möglicherweise wurden neue Strukturen geschaffen oder bestehende gestärkt wie zum Beispiel Wasserkomitees, Dorfkomitees, Selbsthilfe­gruppen, Kooperativen, Einrichtungen wie Schulen, Gesundheitsstationen, Ausbildungseinrich­tungen, und weitere. Sollte das Weiterbestehen der im Rahmen des Projekts entwickelten beziehungsweise gestärkten Strukturen und Kapazitäten wider Erwarten nicht gesichert sein, erläutern Sie die Gründe und stellen Sie dar, wie dies nach Projektende noch erreicht werden soll.

Beschreiben Sie des Weiteren wie das Weiterbestehen des Projekts sowie deren Folgekosten gesichert sind. Werden staatliche Stellen eingebunden beziehungsweise lokale Finanzierungsmöglichkeiten verfolgt. Sind Reparatur- und Wartungskosten auch nach Projektende gedeckt und werden im Projekt angeschaffte Gegenstände/Gebäude entsprechend ihrer Bindungsfristen weiter genutzt.

Erläutern Sie inwieweit bereits während der Projektlaufzeit anteilige Betriebs- oder Personalausgaben durch permanente, nach Projektende fortbestehende Finanzierungsquellen übernommen werden. Falls zutreffen, nehmen Sie Stellung, ob der degressive Ansatz bei Personal- und Betriebskosten auch so wie geplant umgesetzt worden ist.

Leitfragen:

• Inwiefern sind das Bestehen der Einrichtungen und die Arbeitsfähigkeit auch nach Projektablauf gesichert?
• Auf welche Weise wird das erworbene Wissen weitergegeben?
• Wer trägt die Finanzierung von Folgekosten (zum Beispiel Personal-, Reparatur- und Wartungskosten)?
• Ist es gelungen, durch die Art und Weise der Durchführung der geplanten Maßnahmen gegebenenfalls existierende Vorurteile zu mindern oder zu beseitigen? Nennen Sie Beispiele.
• Wie reagieren lokale Autoritäten beziehungsweise andere Staatspersonen? Welche Indizien sprechen dafür, dass sie nach Projektende verantwortlich und rechenschaftspflichtig für die Umsetzung ihrer Aufgaben bleiben?

Sozial: Beschreiben Sie, wie die durch das Projekt hervorgerufenen Veränderungen im sozialen Umfeld ein­gebunden sind, in welcher Weise die generelle Akzeptanz beziehungsweise Ownership der Zielgruppe deutlich wird und gegebenenfalls, wie das Projekt außerhalb der Zielgruppe wahrgenommen wird.

Leitfragen:

• Wird die Einrichtung durch die Zielgruppe regelmäßig genutzt?
• Werden neu erworbene Kompetenzen genutzt beziehungsweise durch Personen im sozialen Umfeld des Projekts nachgefragt?
• Werden die Komitees, Selbsthilfegruppen o.ä. in ihrer Arbeit durch ihr soziales Umfeld unter­stützt und bestärkt?
• Wenn das Projekt Wirkungen auf Meso- und Makroebene anstrebt: Waren die identifizierten Schlüsselakteure in das Projekt in gewünschter Weise involviert?
• Gibt es bereits weitere Interessentinnen/Interessenten oder Nachahmerinnen und Nachahmer?

Ökologisch: Beschreiben Sie, inwiefern die Maßnahmen und die geschaffenen Strukturen und Kapazitäten ökolo­gisch nachhaltig gestaltet wurden, wenn dies in Ihrem Projekt adressiert wurde. Besonders relevant ist dies bei Projekten der landwirtschaftlichen Entwicklung, zum Schutz natürlicher Ressourcen und zum Klimaschutz, und bei Projekten, in denen negative Umwelteinflüsse entstehen können, wie zum Beispiel Abwasser, Schadstoffe aus Lehr- oder Verarbeitungsbetrieben.

5.2.  Erkenntnisse aus dem Projekt („Lessons learned“)

Beschreiben Sie gegebenenfalls besondere Erfolge oder Schwierigkeiten bei der Durchführung, Gründe für Verzögerungen, Abweichungen in der zeitlichen Abfolge sowie Ihre Erkenntnisse aus dem Projekt.

Leitfragen:

• Welche Maßnahmen hatten großen, welche weniger Zuspruch seitens der Zielgruppe, bei welchen hat es Schwierigkeiten gegeben?
• Gab es für die Zielerreichung wichtige/weniger wichtige Maßnah­men beziehungsweise zentrale Ergebnisse? Wären weitere
• Maßnahmen notwendig gewesen, die nicht geplant worden sind?
• Welche Schlüsse ziehen Sie aus dieser retrospektiven Betrachtung hinsichtlich konzep­tioneller Aspekte?
• Welche Erkenntnisse lassen sich aus dem Projekt und seiner Durchführung ziehen, die Sie in zukünftigen Projekten berücksichtigen möchten?

Wenn im Weiterleitungsvertrag Auflagen erteilt wurden, beschreiben Sie bitte, in welcher Weise diese im Rahmen des Projekts berücksichtigt beziehungsweise umgesetzt wurden.

Wurde eine Evaluierung durchgeführt, nehmen Sie bitte hier Stellung zu den Ergebnissen. Beschreiben Sie, ob Anregungen übernommen werden und bewerten gegebenenfalls die Anmerkungen und Hinweise des/der Evaluierenden.

Haben Sie im Projektland eine externe, unabhängige Buchprüfung zur Endabrechnung des Projekts eingesetzt, achten Sie bitte bei Abschluss des Projekts darauf, dass alle für Abrechnung gegenüber bengo erforderlichen Informationen in das Testat aufgenommen werden (vergleiche dazu Informationen zu den Mindestanforderungen des Testats auf der Website von bengo).

Gehen Sie dazu noch kurz auf die Kernaussagen aus dem Bericht und Testat ein, dokumentieren Sie das Ergebnis (zum Beispiel Prüfungsbeanstandungen, zahlenmäßige Abwei­chungen, Vorbehalte, Empfehlungen) und werten Sie diese aus. Wenn es besondere Hinweise oder Beanstandungen vom Buchprüfer gab, sollte dazu Stellung genommen werden.

Testate in Englisch können mit dem Verwendungsnachweis ohne Übersetzung bei Engagement Global eingereicht werden. Wenn das Testat in Französisch, Spanisch oder Portugiesisch verfasst ist, müssen mindestens die Kernaussagen übersetzt werden und unter diesem Abschnitt aufgenommen werden. Selbstverständlich können Sie auch das gesamte Testat übersetzen lassen. Testate in ande­ren Sprachen müssen gänzlich ins Deutsche oder Englische übersetzt werden.

Hier können Sie alle abrechnungsrelevanten Erläuterungen anbringen sowie Erklärungen oder Erkenntnisse, die in den anderen Rubriken nicht angesprochen wurden, die aber zum Verständnis des Berichts notwendig sind.

Berichten Sie, falls zutreffend, über bereits getätigte Rückzahlungen von nicht benötigten Zuwen­dungsmitteln während des Projektverlaufs und über die Rückzahlung des Restbestands an Zuwendungsmitteln sowie der angefallenen Zinsen nach Projektende.

Im Auftrag des BMZ erhebt Engagement Global statistische Daten zu verschiedenen Förderprogram­men. Bengo ist unter anderem aufgefordert, Daten für statistische Auswertungen zu liefern, die auf die Wirk­samkeit der geförderten Auslandsprojekte abzielen. Die diesbezüglich aufgeführten Indikatoren wurden in enger Abstimmung mit der Zivilgesellschaft entwickelt.

Wir bitten Sie, uns zu unterstützen, indem Sie in den hier angeführten Tabellen eine begründbare Einschätzung zu der Zielerreichung im Rahmen des Projekts abgeben.

Achten Sie darauf, dass diese Einschätzung für Außenstehende auf Basis der Ausführungen zum Projekt im Sachbericht des Verwendungsnachweises nachvollziehbar sein muss. Sollte diese auf Selbsteinschätzung beruhende Wertung eher kritisch ausfallen, haben Sie Gelegenheit, dies unter Punkt 7 ausführlich zu erläutern.

9.1.  Selbsteinschätzung zum Indikator „Zielerreichungsgrade von Auslandsprojekten“

Bewerten Sie bitte auf Grundlage der in diesem Sachbericht dargestellten Inhalte und Ausführungen, inwieweit das Projektziel erreicht wurde. Nutzen Sie hierfür bitte die aufgeführte Skalentabelle und kreuzen die zutreffende Rubrik an.

9.2.  Selbsteinschätzung zum Indikator „Nachhaltigkeit der Projektwirkungen“

Bewerten Sie bitte auf Grundlage der unter Punkt 4.2. getroffenen Aussagen, inwieweit das Projekt die unterschiedlichen Nachhaltigkeitsaspekte (strukturell, ökonomisch, sozial, ökologisch) adressiert hat. Nutzen Sie hierfür bitte die aufgeführte Skalentabelle und kreuzen die zutreffende Stufe an. Sollte das Projekt aufgrund seines Ansatzes und seiner Projektlogik eines oder mehrere Nachhaltig­keitsdimensionen überhaupt nicht adressieren, setzen Sie in der/den entsprechenden Rubrik/en bitte kein Kreuz.

Folgend eine Liste von Dokumenten, die im Rahmen der kursorischen oder vertieften Prüfung zusätzlich angefordert werden können (Aufzählung ist nicht erschöpfend). Legen Sie diese Dokumente bitte nur nach expliziter Aufforderung durch Engagement Global vor.

• Baugenehmigung (falls nicht bereits in den Unterlagen zum Antrag enthalten)
• Eigentumsurkunden bei Gebäude- oder Grundstückskauf
• Belege für den Geldtransfer
• Belege für Umtausch von projektrelevanten Beträgen
• Vergabeunterlagen (die für das Projekt jeweils gültigen Schwellenwerte sind dem Weiterleitungsvertrag beigefügt)
• Inventarlisten
  • bei Projekten mit Bewilligung bis 15. Juli 2019 für alle mobilen Gegenstände ab einem Anschaffungs- oder Herstellungswert von 410 Euro (ohne Umsatzsteuer)
  • bei Projekten mit Bewilligung ab 15. Juli 2019 für alle mobilen Gegenstände ab einem Anschaffungs- oder Herstellungswert von 800 Euro (ohne Umsatzsteuer)
• Zahlungsbegründende Unterlagen (zum Beispiel: Honorar- und Personal-Verträge, Rechnungen, Unterschriften-/Fingerabdrucklisten der Teilnehmenden an Projektveranstaltungen, Fahrtenbücher) als Scan oder auch als Original
• Quittungen als Scan oder auch als Original
• Bankauszüge (bei der Zahlung mit Schecks, um das Ausgabedatum zu überprüfen)
• Einnahmenaufstellungen sowohl für Einnahmen des privaten deutschen Trägers als auch des Projektträgers
• Weitere Unterlagen, die aus dem Projektzusammenhang von Bedeutung sind, wie schriftliche Zusagen von Behörden, Schenkungszusagen und weiteren.
• Gesetzliche Grundlagen für Versicherungsleistungen, zusätzliche Zahlungen zu Gehältern